راهکارهای مدیریت مراجعات مشاوره‌ای به امام جماعت

۱. ضابطه‌مندی در ارجاعات:

نیاز است امام جماعت در ارجاعات خود از اصولی پیروی کند و چنین نباشد که در موضوعات مشابه، عده‌ای را برای مشاوره بپذیرد و برخی را ارجاع دهد.

نکته: امام درصورتی‌که مجبور به مشاوره با افرادی برخلاف ضابطهٔ خود بود، نیاز است مردم را نسبت به علت این مشاوره‌ها آگاه کند تا برداشت تبعیض و پارتی‌بازی نشود. ^۱

۲. استماع مشکل مراجعان قبل از ارجاع:

امام باید «اُذُنِ خیر» باشد و در حد نیاز و ضرورت، مشکل مراجعان ^۲ را استماع نماید و پس از آن در صورت نیاز ارجاع دهد تا آنان چنین برداشت نکنند که امام نسبت به مشکلشان بی‌توجه است. ^۳

۳. اطمینان‌بخشی:

گاهی مردم نسبت به امانت‌داری یا تخصص مشاوران تردید دارند و بر مشاوره با امام اصرار می‌کنند. در این صورت، امام می‌تواند نسبت به امانت‌داری و تخصص مشاوران اطمینان دهد و رزومه و مصادیقی از موفقیت‌های آنان را متذکر شود تا مراجعان به مشاوران اعتماد پیدا کنند.

۴. انجام هماهنگی با مشاوران هنگام ارجاع:

امام هنگام ارجاع مراجعان، هماهنگی و سفارش‌های لازم را انجام دهد و بهتر است مراجعان از این امر اطلاع پیدا کنند. امام می‌تواند از معرفی‌نامه استفاده کند، یا همراه مراجع نزد مشاور حضور یابد و سفارش‌های لازم را انجام دهد، یا در حضور مراجع به‌صورت تلفنی تماس گرفته و هماهنگی‌های لازم را با مشاوران انجام دهد.

۵. توضیح علت ارجاع:

گاهی نیاز است امام علت ارجاع مراجعان خود را تشریح کند. به‌طور مثال بگوید که در این زمینه تخصص ندارد یا این مسئله به وقت و تمرکز نیاز دارد که برای امام مقدور نیست. همچنین در صورت نیاز بیان نماید که به جهت معرفی امام، ملاحظات لازم در مورد هزینه‌های مشاوره صورت می‌گیرد.

۶. پیگیری مسئله توسط امام:

بعد از ارجاع، امام حتی‌المقدور جویای حال مراجعان و پیگیر مسئلهٔ آن‌ها باشد. به‌طور مثال در ملاقات‌های حضوری از وی سؤال کند یا تماس بگیرد و جویای روند حل مشکل وی گردد.